Menu
March 15, 2024
Politica RINF OUTSOURCING SOLUTIONS SRL privind avertizările de integritate (în continuare “Politica”) este o politică internă a companiei RINF TECH OUTSOURCING SOLUTIONS SRL (în continuare “Rinf Tech” sau „Societatea”), ce creează cadrul general pentru formularea, introducerea și soluționarea avertizărilor de integritate (în continuare “Raportări”) în baza Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1218 din 19 Decembrie 2022 (în continuare “Legea Avertizorilor”), în scopul garantării drepturilor avertizorilor de integritate și soluționării Raportărilor într-un mod transparent, echitabil și în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
În această Politică, următorii termeni au următorul de înțeles:
Această Politică se aplică tuturor persoanelor care pot dobândi calitatea de Avertizor de Integritate, prin formularea unei Raportări prin intermediul Platformei de Raportare, persoane ce pot fi în mod exemplificativ:
În cadrul Rinf Tech, punem un accent deosebit pe orice potențială încălcare a legii ce ar putea să ne afecteze buna desfășurare a activității, bunăstarea Salariaților sau raporturile de transparență și onestitate stabilite cu partenerii noștri de afaceri. Rinf Tech se angajează să trateze fiecare Raportare în conformitate cu prevederile legale în vigoare, asigurând cele mai înalte standarde privind instrumentarea acestora și protecția Avertizorilor de Integritate de orice formă de represalii.
Pentru o aplicare eficientă a Politicii, vă rugăm să aveți în vedere următoarele principii, care guvernează întregul proces de formulare și instrumentare a Raportărilor:
Legea Avertizorilor nr. 361/2022 a fost adoptată în România ca urmare a transpunerii Directivei (UE) 2019/1937, pentru a preveni și remedia cât mai eficient posibil orice încălcare a legilor aplicabile sesizate cu privire la desfășurarea activității companiilor, autorităților și instituțiilor și pentru a proteja persoanele, denumite Avertizori de Integritate, care ar putea aduce la cunoștința companiilor, autorităților și instituțiilor asemenea încălcări ale legii. În aplicarea acestei Politici, trebuie să aveți în vedere că persoanele ce prestează activități profesionale pentru Rinf Tech (Salariați, parteneri de afaceri ș.a.m.d.) sunt de regulă primele care au informații despre potențiale încălcări ale legii, iar acest pricnipiu este aplicabil indiferent de eforturile depuse de Rinf Tech pentru prevenirea unor asemenea încălcări.
Astfel, această Politică se întemeiază și are în vedere toate situațiile în care persoanele apropiate profesional de Rinf Tech au informații despre încălcări ale legii, pe care le aduc la cunoștința Rinf Tech prin intermediul Platformei de Raportare.
Principiul de bază promovat de Rinf Tech în ceea ce privește Raportările este principiul bunei-credințe, care are în vedere Raportările responsabile, efectuate cu diligență în cazuri de încălcări ale legii, în scopul remedierii transparente și echitabile a potențialelor încălcări ale legii, fără încălcarea drepturilor altor persoane.
Pentru realizarea Raportărilor, Rinf Tech a implementat Platforma de Raportare disponibilă pe pagina de internet www.rinf.wibso.ro. În formularea Raportărilor, trebuie să utilizați acest canal de raportare.
Raportările se pot face fie anonim, fie nominal, la alegerea Dumneavoastră, prin urmarea pașilor indicați în Platforma de Raportare. Pentru înregistrarea unei Raportări puteți utiliza fie o adresă de e-mail deținută de Dumneavoastră, fie sistemul de logare fără adresă de e-mail.
Avertizarea, chiar dacă este anonimă, trebuie să întrunească pe cât posibil următoarele cerințe:
Încurajăm Raportările care sunt însoțite de dovezi și explicații îndestulătoare, pentru a eficientiza și urgenta procesul intern de soluționare a Raportărilor. Platforma de Raportare vă oferă posibilitatea de a încărca orice documente pe care le considerați necesare ori relevante.
Platforma de Raportare este un instrument care vă permite să formulați oricând o Raportare, în condiții de Raportare nominală sau anonimă.
În momentul finalizării procesului de Raportare, aceasta este înregistrată automat la Rinf Tech, și primește un număr intern de alocare, iar Dumneavoastră veți primi automat un mesaj de confirmare, care atestă înregistrarea Raportării la Rinf Tech.
După ce Raportarea este înregistrată la Rinf Tech, aceasta va fi soluționată de către Persoana Desemnată cu soluționarea Avertizărilor de Integritate, în condiții de confidențialitate și operativitate. Este posibil ca Persoana desemnată să vă solicite informații suplimentare cu privire la informațiile sesizate, prin intermediul Platformei de Raportare.
Soluționarea Raportărilor se bazează pe principiile confidențialității, absența oricărei forme de subiectivism, corectitudine, legalitate și respectarea drepturilor fundamentale ale omului.
Soluționarea Raportării presupune:
După formularea unei Raportări, Persoana Desemnată va întreprinde demersurile specifice de soluționare prevăzute de Legea Avertizorilor și descrise în această Politică. În măsura în care se constată că a avut loc o încălcare a legii, Persoana Desemnată va determina implementarea de măsuri specifice pentru corectarea și/sau înlăturarea încălcărilor constatate.
Dacă Raportarea nu conduce la o investigație oficială (e.g. cercetare disciplinară, sesizarea autorităților competente etc.), Persoana Desemnată va evalua ce alte măsuri sunt potrivite în situația dată.
Dacă Raportarea conduce la o investigație oficială (e.g. cercetare disciplinară, sesizarea autorităților competente etc.) aceasta se va realiza în conformitate cu prevederile legale și cu regulile interne aplicabile.
În acest sens, Persoana Desemnată va efectua cu diligență acțiunile subsecvente și va informa Avertizorul de Integritate cu privire la stadiul acestor Acțiuni în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire precum și ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfăsurarea acestora.
După finalizarea examinării, Persoana desemnată întocmește un raport care cuprinde prezentarea situației care a făcut obiectul Raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința Rinf Tech prin Raportarea înregistrată, concluzii și recomandări care pot cuprinde referiri la eventuale măsuri de protecție.
Raportul se va comunica organelor de conducere/control din cadrul Societății în vederea adoptării măsurilor care se impun sau efectuării unor investigații aprofundate, atunci când informațiile conținute în Raportare atrag competența acestora:
Raportarea se clasează atunci când:
În cazul în care o persoană face mai multe Raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, Avertizorul de Integritate urmând să primească o singură informare.
Persoana Desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea Raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa Avertizorul de Integritate şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.
Persoana Desemnată trebuie să investigheze cu promptitudine și acuratețe, dar și cu respectarea principiilor imparțialității, echității și confidentialității față de toate persoanele implicate. Activitățile de investigare se desfășoară cu evitarea oricărui conflict de interese.
Pe parcursul investigațiilor, Persoana Desemnată poate solicita asistență departamentelor Rinf Tech competente pentru fiecare caz și, în cazul în care consideră că este necesar, al consultanților specializați pentru raportarea primită și a căror implicare este utilă pentru constatarea denunțării, asigurând confidențialitatea.
Prin intermediul Platformei de Raportare, Avertizorii de Integritate vor fi informați cu privire la soluțiile dispuse și măsurile întreprinse de către Persoana Desemnată.
Procedura de investigare a avertizărilor se va derula în acord cu Politica Rinf Tech privind Protecția Datelor cu Caracter Personal.
În cazul în care considerați că Raportarea dumneavoastră nu a fost soluționată în mod eficace prin intermediul canalului intern sau există risc de Represalii, puteți face Raportarea pe cale externă, adresându-vă, după caz, Agenției Naționale de Integritate (integritate.eu) sau la autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează Raportări referitoare la Încălcări ale legii, în domeniul lor de competență.
Rinf Tech se angajează să respecte toate prevederile legale aplicabile în ceea ce privește interzicerea și eliminarea oricăror forme de represalii împotriva persoanelor care decid să formuleze o Raportare, indiferent dacă aceste Raportări sunt anonime sau nominale și indiferent de calitatea ori poziția deținută de către Avertizorul de Integritate.
Ne-am angajat să implementăm și să menținem măsurile necesare și adecvate pentru a interzice orice formă de represalii împotriva Avertizorilor de Integritate cauzate de trimiterea unei Raportări, inclusiv amenințări de represalii și încercări de represalii.
Potrivit Legii nr. 361/2022, este interzisă orice formă de Represalii, amenințări de Represalii sau tentative de Represalii, incluzând, dar fără a se limita la:
De asemenea, printre măsurile de protecție stabilite la nivelul Rinf Tech, amintim:
De asemenea, vă aducem în vedere faptul că în cazul în care vi se aplică una sau mai multe Represalii menționate anterior, ca urmare a Raportării, aveți posibilitatea de a contesta măsurile prevăzute la punctele i) – xv) de mai sus din prezenta secțiune printr-o cerere adresată instanței competente, în funcție de natura litigiului, în a cărei circumscripție teritorială aveți domiciliul.
Măsurile de protecție, de sprijin și reparatorii aplicabile Avertizorilor, se aplică, în condițiile Legislației aplicabile, și:
Încălcarea dispozițiilor legale cu privire la Raportări este sancționată contravențional și poate duce și la atragerea răspunderii Avertizorului de Integritate pentru prejudiciile de orice fel cauzate Rinf Tech ori terțelor persoane.
Rinf Tech va lua toate măsurile de precauție rezonabile pentru a păstra confidențială identitatea oricărei persoane care semnalează o îngrijorare în concordanța cu desfasurarea unei investigatii amanuntite si corecte si cu respectarea legislatiei în vigoare. Accesul la orice raportare va fi permis doar Persoanei Desemnate și personalului care necesita să aibă acces la conținutul raportului pentru o bună gestionare a situației. Identitatea persoanei care transmite raportul nu va fi dezvăluită fără consimțământul explicit către nicio persoană, alta decăt Persoana Desemnată.
Salariații Rinf Tech sunt obligați să respecte prevederile acestei Proceduri începând cu data intrării în vigoare, nerespectarea Politicii putând atrage după caz, răspunderea disciplinară, civilă, contravențională ori penală a acestora.
Salariații sunt obligați să răspundă în mod prompt și complet solicitărilor venite din partea Persoanei Desemnate, cu respectarea indicațiilor provenite ori furnizate de aceasta. Trebuie să aveți în vedere că soluționarea Raportărilor și îndeplinirea altor măsuri obligatorii în conformitate cu prevederile Legii Avertizorilor reprezintă obligații legale ale Rinf Tech, astfel încât lipsa de cooperare cu Persoana Desemnată poate genera prejudicii substanțiale Rinf Tech și poate atrage răspunderea disciplinară și civilă a persoanelor responsabile.
Orice prelucrare a datelor cu caracter personal în aplicarea acestei Politici se realizează în conformitate cu regulile interne şi cu reglementările legale aplicabile.
În prezenta Secțiune, Rinf.Tech dorește să prezinte într-un mod cât mai transparent scopurile prelucrării conform prezentei Politici, care sunt persoanele vizate și datele personale prelucrate, destinatarii datelor personale, perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal, precum și drepturile pe care le au persoanele vizate în conformitate cu dispozițiile GDPR.
Pentru scopul mentionat mai sus (cu excepția cazului în care alegeți să raportați anonim), colectăm datele dvs cu caracter personal, în calitate de operator de date, astfel încât aveți controlul asupra tipului de informație pe care ne-o oferiți:
Vom utiliza datele Dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuarii investigației cu privire la situația sau comportamentul necorespunzător raportat.
Datele dvs. cu caracter personal colectate în scopul de mai sus vor fi prelucrate:
Prin completarea datelor dvs. in Platforma de Raportare acceptați ca datele dumneavoastră cu caracter personal să fie:
Ne asigurăm că accesul la datele dvs de către terții persoane juridice de drept privat se realizeaza în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor și confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia.
Vom stoca datele cu caracter personal pentru perioada necesară impusă de Legislația aplicabilă, respectiv 5 ani de zile. La expirarea acestei perioade, Raportările și datele cu caracter personal colectate în baza acestora vor fi distruse, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
Transferul datelor în afara Spațiului Economic European
Ca regulă, Societate nu va transfera datele prelucrate conform prezentei Secțiuni în afara Spațiului Economic European (SEE). Pentru soluționarea unor Raportări, Societatea poate transfera unele date personale către alte entități afiliate din grupul Rinf.Tech.
Ne angajăm să asigurăm securitatea datelor cu caracter personal prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform standardelor industriei.
Accesul la datele dvs. este strict limitat persoanelor din Societate care au nevoie sa aibă acces la acestea pentru aducerea la îndeplinire a scopurilor menționate, potrivit competențelor/sarcinilor lor de serviciu.
Măsuri administrative și organizatorice adecvate pentru a asigura păstrarea confidențialității de către persoanele care au acces la date, prin instruire și asumare individuală de răspunderi și responsabilități, inclusiv prin semnarea de contracte/clauze specifice de păstrare a confidentialității datelor.
În calitate de persoană vizată, aveți drepturi specifice legate de datele cu caracter personal pe care le prelucrăm. Vom respecta drepturile dvs. și vă vom da curs solicitărilor în mod adecvat.
Dreptul la informare: dreptul Dumneavoastră de a primi informații privind operațiunile de prelucrare a datelor personale efectuate de către Societate. Respectarea acestui drept de către Societate se realizează prin prezenta informare;
Dreptul de a vă retrage consimțământul: Dacă v-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor dvs. personale, vă puteți retrage consimțământul în orice moment.
Dreptul de acces: dreptul Dumneavoastră de a obține din partea Societatei o confirmare că acesta prelucrează sau nu date cu caracter personal care îl privesc și, în caz afirmativ, la cerere, acces la datele respective și furnizarea de informații privind prelucrările de date;
Dreptul la rectificare: dreptul Dumneavoastră de a obține de la Societate, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor inexacte care îl privesc sau completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.
Dreptul la ștergerea datelor: Aveți dreptul să solicitați să ștergem datele personale pe care le prelucram despre dvs. Trebuie să ne conformăm acestei cereri dacă:
cu excepția cazului în care datele sunt necesare:
Dreptul la restricționarea prelucrărilor: dreptul Dumneavoastră de a obține de la Societate restricționarea prelucrărilor datelor personale în situații prevăzute expres în art. 18 din GDPR.
Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi datele Dumneavoastră personale pe care ni le-ați furnizat, și care sunt prelucrate în temeiul consimțământului sau al executării unui contract, iar în cazul în care este fezabil din punct de vedere tehnic, să solicitați ca noi să transmitem datele dvs. personale (pe care ni le-ați furnizat) unei alte organizații, în condițiile stricte din art. 20 din GDPR.
Dreptul la opoziție: Acolo unde prelucrarea se bazează pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unui terț, puteți obiecta în orice moment la prelucrarea datelor dvs. personale din motive legate de situația dvs. particulară. Când Colaboratorul se va opune unor astfel de prelucrări, Societatea nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care Societatea demonstrează că are motive care justifica prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor si libertăților Dumneavoastră sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al Societatei în instanță.
Dreptul de a depune o plângere. Dacă aveți o nemulțumire cu privire la modul în care prelucrăm datele dvs., am prefera să ne contactați direct pe noi pentru a vă putea soluționa problema. Cu toate acestea, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal prin formularul disponibil pe website-ul autorității: www.dataprotection.ro.
După primirea cererii, Societatea va reveni către Dumneavoastră cu un răspuns în mod gratuit și fără întârzieri nejustificate, și în termen de cel mult 1 lună de zile de la primirea cererii Dumneavoastră. Acest termen poate fi prelungit, în cazuri justificate de complexitatea cererii, cu o perioadă suplimentară de cel mult 2 luni.
Pentru a vă putea exercita drepturile, ne puteți contacta folosind detaliile de contact expuse mai sus. Vă rugăm să rețineți următoarele aspecte dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi:
Luăm în serios confidențialitatea tuturor înregistrărilor care conțin date cu caracter personal.
Nu trebuie să respectăm o cerere în cazul în care ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate.
Pentru orice întrebări, CERERI, solicitări de clarificare, nelămuriri cu privire la informațiile incluse în această informare, Colaboratorul poate utiliza oricând următoarea adresă de contact: data-protection@rinftech.com.
Dacă aveți întrebări cu privire la această Politică și/ sau cum să formulați o Raportare, vă rugăm să ne contactați folosind următoarele informații de contact: legal@rinftech.com
Rinf Tech va monitoriza în mod continuu eficacitatea acestei Politici și va opera orice modificări considerate a fi necesare de îndată ce se impune acest lucru. Această Politică nu face parte din contractele de muncă ale Salariaților și poate fi modificată unilateral de către Rinf Tech.
Rinf Tech va organiza informări suplimentare și training-uri periodice cu privire la aplicabilitatea Politicii și semnificația acesteia, respectarea și conformitatea cu această Politică având atât un rol informativ, cât și un rol de reglementare.
Prezenta procedură se completează cu dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, cu modificările și completările ulterioare.
Prezenta Politică intră în vigoare începând cu data de 15 martie 2024.
